A Billingo Archiválás egy automatikus szolgáltatás, amely gondoskodik a vállalkozásod dokumentumainak hosszú távú, biztonságos és a magyar jogszabályoknak teljes mértékben megfelelő digitális megőrzéséről.
A digitális archiválás törvényi kötelezettség. Az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet előírja, hogy a digitális dokumentumokat úgy kell megőrizni, hogy azok eredete, sértetlensége és olvashatósága a teljes, akár 13 éves megőrzési idő alatt garantált legyen.
A Billingo Archiválás leveszi ezt a terhet a válladról. A rendszerünk egy ún. zárt rendszerű archiválást valósít meg, ami azt jelenti, hogy a teljes folyamat – a dokumentum befogadásától a hitelesítésen át a tárolásig – a Billingo biztonságos, ellenőrzött környezetében zajlik. Ez önmagában biztosítja a jogszabályi megfelelést, így neked már nem kell aggódnod a részletek miatt.
A Billingo Archiválás minden feltöltött dokumentumot kezel, legyen az PDF számla, egy lefotózott blokk (JPG), egy szerződés (DOCX) vagy bármilyen más bizonylat.
A folyamat teljesen automatikus, neked csak annyi a teendőd, hogy feltöltsd a dokumentumaidat a Billingo fiókodba.
Dokumentum feltöltése: Töltsd fel a bejövő számláidat, blokkjaidat, szerződéseidet vagy bármilyen más, a vállalkozásodhoz kapcsolódó dokumentumot a Számlák és Bizonylatok / Bejövő számlák menüpont alatt a megfelelő számlához.
Automatikus archiválás: A rendszer a háttérben, emberi beavatkozás nélkül feldolgozza a feltöltött fájlokat. A dokumentumokat hatékonyan, csoportokban archiválja, így biztosítva, hogy minden fájl legkésőbb havonta hiteles archívumba kerüljön.
Hitelesítés és tárolás: A rendszer minden dokumentumot egy digitális „pecséttel” (CAdES-LTV) lát el egy biztonságos, digitális konténerben (ASiC-E), majd a törvényileg előírt ideig megőrzi azt.
A Billingo Archiválás szolgáltatás a következő csomagok aktív előfizetői számára érhető el:
Billingo Pro
Billingo Business
Billingo One
Bevezető időszak (2025. július):
A szolgáltatás 2025. július 31-ig minden Billingo előfizető számára díjmentesen elérhető és aktív, függetlenül az előfizetési csomagjától.
2025. augusztus 1-től:
A szolgáltatás automatikusan csak a Pro, Business és One csomagok előfizetői számára működik tovább. Ha szeretnéd a jövőben is használni az automatikus archiválást, válts a fenti csomagok egyikére!
Hogyan archiválhatom a dokumentumaimat?
Egyszerűen töltsd fel a fájlokat a Számlák és bizonylatok / Bejövő számlák menüpontban a megfelelő költségszámlához tartozó csatolmányként. Ha rendelkezel a megfelelő előfizetéssel, a rendszer a háttérben mindent automatikusan elvégez.
Milyen fájlokat tölthetek fel?
Bármilyen formátumot. A rendszer kezeli a PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX és egyéb gyakori fájltípusokat. Nem szükséges a dokumentumokat előre PDF-re konvertálni.
Hogyan férek hozzá egy már archivált dokumentumhoz?
A dokumentumaid biztonsága a legfontosabb. Az archivált, jogi bizonyító erővel rendelkező dokumentumokhoz való hozzáférést egy ellenőrzött, biztonságos folyamaton keresztül biztosítjuk. Kérjük, vedd fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálatunkkal, add meg a szükséges azonosítókat (időszak, ügyfélazonosító), és kollégáink segítenek a hitelesített archív csomag lekérésében.
Mi a teendőm egyéni vállalkozóként?
A kötelező archiválás az egyéni vállalkozókra akkor vonatkozik, ha vállalkozói minőségükben kötöttek közmű szerződést. Magánszemély közmű felhasználókra az archiválási kötelezettség nem vonatkozik.
Jogszabályi háttér: 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet; 273/2007. (X. 19.) és 19/2009. (I. 30.) Korm. rendeletek módosítása 2025. július 1-től.
Mi történik azokkal a dokumentumokkal, amiket a júliusi bevezető időszakban archiváltam, de utána nem fizetek elő?
A 2025. júliusában archivált dokumentumaidat a rendszer a törvényi előírásoknak megfelelően, a teljes megőrzési idő alatt biztonságban tárolja, akkor is, ha augusztus 1-től már nem rendelkezel Pro, Business vagy One előfizetéssel. Azonban az augusztus 1. után feltöltött új dokumentumaid már nem kerülnek automatikusan archiválásra.
Kérdésed van, információra van szükséged?
Lépj kapcsolatba velünk.
Hétfőtől péntekig (munkanapokon)
7:00-18:00 óráig