Billingo integráció

Shoprenter alkalmazás

Telepítési és felhasználói kézikönyv

Tartalomjegyzék

1. Áttekintés

1.1 Mit csinál az alkalmazás?

A Billingo integráció Shoprenter alkalmazása a webáruházban leadott rendelésekből automatikusan számlát (vagy díjbekérőt, piszkozatot) állít ki a Billingo fiókban. A boltnak nem kell kézzel számlát írnia: a rendszer a rendelés adataiból (vevő, címek, tételek, szállítás, kedvezmény, fizetési mód) összeállítja a bizonylatot, és a beállított feltétel teljesülésekor kiállítja.

Fő funkciók:

• Automatikus számlakiállítás rendelés-visszaigazoláskor vagy rendelésstátusz-váltáskor.

• Választható kiállítási feltétel: egy konkrét Shoprenter rendelésstátusz, vagy automatikus, fizetési mód alapú döntés.

• Shoprenter fizetési módok párosítása a Billingo fizetési módokkal.

• Részletes számlabeállítások: bizonylattípus, formátum, nyelv, fizetési határidő, kerekítés, ÁFA-felülírás jogcímmel.

• Fizetési mód díja (pl. utánvét kezelési díja) külön számlatételként.

• Számla linkjének visszaírása a Shoprenter rendelés megjegyzésébe; számla e-mailben a Billingón keresztül.

• Adattörlőkód generálása „Tartós adathordozó” jelölésű termékekhez (GDPR / szerzői jogi díj).

• Vezérlőpult statisztikával, a legutóbbi számlák listájával és hibaüzenetekkel.

1.2 A működés folyamata

1. A vevő leadja a rendelést a Shoprenter webáruházban, vagy a bolt módosítja a rendelés státuszát.

2. A Shoprenter webhookot küld az integrációnak (order_confirm vagy order_status_change esemény).

3. Az integráció azonnal visszaigazolja a fogadást, a feldolgozást pedig háttérfolyamatként (sorban) végzi.

4. A rendszer ellenőrzi a rendelést (adatok, kiállítási feltétel, duplikáció), majd összeállítja a bizonylatot.

5. A bizonylat létrejön a Billingóban. Ha be van kapcsolva, a számla linkje bekerül a rendelés megjegyzésébe, és a Billingo e-mailben elküldi a vevőnek.

6. Az eredmény (sikeres / sikertelen / folyamatban) megjelenik az alkalmazás vezérlőpultján.

1.3 A kézikönyv felépítése

2. Telepítés

2.1 Az alkalmazás telepítése

1. Jelentkezz be a Shoprenter adminba.

2. Az alkalmazások között keresd meg a Billingo integráció alkalmazást, és kattints a telepítésre.

3. Hagyd jóvá a kért (ha kéri) jogosultságokat (rendelések, rendelésstátuszok, fizetési módok, webhookok).

4. A telepítés végén megnyílik az alkalmazás az admin felületen belül, és automatikusan a Billingo beállítások oldalra visz.

A telepítéskor a háttérben automatikusan megtörténik:

• A bolt regisztrálása az integrációban „Beállítás szükséges” (függő) állapotban, alapértelmezett számlabeállításokkal.

• Hozzáférési token kérése a Shoprenter API-hoz.

• Két webhook létrehozása a boltban „Billingo integráció” néven: rendelés-visszaigazolás (order_confirm) és rendelésstátusz-változás (order_status_change).

Tipp: A telepítés után a rendszer még nem állít ki számlát. Ehhez végig kell menni a beállításokon és aktiválni kell az integrációt (3. fejezet).

2.2 Az alkalmazás megnyitása később

Az alkalmazás bármikor megnyitható a Shoprenter admin alkalmazások menüjéből. Ha a beállítás még nincs kész (nincs Billingo API kulcs vagy számlatömb), a rendszer a Billingo beállításokhoz irányít, egyébként a vezérlőpultra.

Tipp: Az alkalmazás csak a Shoprenter adminból nyitva működik. Ha a címet közvetlenül, új böngészőfülön nyitod meg, „Hozzáférés megtagadva” üzenet jelenik meg – ez biztonsági okból van így.

2.3 Újratelepítés és jogosultság-jóváhagyás

Újratelepítésre akkor lehet szükség, ha az alkalmazás jogosultságai megváltoztak, vagy a bolt korábban eltávolította az alkalmazást.

• Az eltávolítás a Shoprenterben törli az integráció webhookjait. Amíg az alkalmazás nincs újratelepítve, nem érkeznek rendelések, így számla sem készül.

• Az újratelepítés során a rendszer ellenőrzi, mely webhookok léteznek ténylegesen a boltban, és csak a hiányzókat hozza létre újra (duplikáció nem keletkezik).

• A bolt beállításai (Billingo kulcs, számlabeállítások, fizetésimód-párosítások) és a korábbi számlák megmaradnak az újratelepítés után.

• Jogosultság-változás esetén az újratelepítés helyett elegendő lehet a jóváhagyó oldal megnyitása: https://.myshoprenter.hu/admin/app/307/approveScopes.

3. Beállítás és használat

3.1 A felület felépítése

Az alkalmazás fejlécében a bolt neve, alatta a menü látható:

Első beállításkor a rendszer varázslóként vezet végig: Billingo → Számla → Fizetés → Aktiválás. Mentés után minden oldal automatikusan a következő lépésre lép. Az oldal tetején zöld sávban a sikeres mentés, piros sávban a hibaüzenet jelenik meg.

3.2 1. lépés – Billingo beállítások

1. A Billingo fiókban generálj API kulcsot (az oldalon található „Billingo API kulcs generálása” link a megfelelő Billingo oldalra visz).

2. Másold be a kulcsot a Billingo API kulcs mezőbe, majd kattints az Ellenőrzés gombra.

3. Sikeres ellenőrzés után („API kulcs érvényes!”) a számlatömbök és bankszámlák listája automatikusan betöltődik.

4. Válaszd ki a számlatömböt és – ha szükséges – a bankszámlákat, majd kattints a Mentés és tovább gombra.

3.3 2. lépés – Számla beállítások

Itt állítható be, hogyan készüljenek a bizonylatok a rendelésekből. A beállítások szakaszokra vannak bontva; a végén a Beállítások mentése gombbal kell menteni.

Alapbeállítások

Dátumok és fizetés

Árazás

ÁFA felülírás

Speciális ÁFA-beállítások EU-s értékesítéshez és adómentességhez. Választható kulcsok: 0%, 5%, 18%, 27%, illetve a speciális kódok (AAM, AM, EU, EUK, F.AFA, FAD, K.AFA, MAA, TAM, ÁKK, ÁTHK).

Tipp: Prioritás: egy terméktételnél a „0% ÁFA felülírás” (ha a tétel 0%-os) erősebb, mint az általános „ÁFA felülírás”; ha egyik sincs beállítva, a termék Shoprenterben megadott ÁFA-ja érvényes.

Fizetési mód díja (pl. utánvét)

Figyelem: Ha a bolt utánvétes díjat számol fel, ezt a beállítást érdemes bekapcsolni, különben a számla végösszege kevesebb lesz, mint amit a vevő fizetett.

Megjelenítési beállítások

E-mail, megjegyzés, adatvédelem

Tartalék beállítások

3.4 3. lépés – Fizetési módok párosítása

A Billingo számlán a fizetési módot egy rögzített listából kell megadni, ezért minden Shoprenter fizetési módhoz meg kell mondani, melyik Billingo fizetési mód feleljen meg neki.

1. Az Új párosítás hozzáadása részben válaszd ki a Shoprenter fizetési módot. A lista a bolt saját fizetési módjait mutatja (név és kód).

2. Válaszd ki a hozzá tartozó Billingo fizetési módot (pl. Átutalás, Utánvét, Online bankkártya, Barion, PayPal, SZÉP kártya…).

3. Kattints a + Párosítás hozzáadása gombra. A párosítás megjelenik a Meglévő párosítások listában.

4. Ismételd meg a bolt összes használt fizetési módjára. Hibás párosítás a Törlés gombbal eltávolítható.

Figyelem: Ha a fizetési módok listája nem töltődik be, a mező szöveges beviteli mezővé alakul („Nem sikerült lekérni a fizetési módokat az API-ból”). Ilyenkor a Shoprenter fizetési mód kódját kell beírni (pl. cod, bank_transfer). Lásd: 4.1.

3.5 4. lépés – Az integráció aktiválása

A Fizetés oldal alján található Integráció aktiválása gombbal indítható el az automatikus számlázás. A gomb csak akkor aktív, ha legalább egy fizetésimód-párosítás létezik. Aktiváláskor a rendszer ellenőrzi:

• van-e megadva Billingo API kulcs és számlatömb – ha nincs, visszairányít a Billingo beállításokhoz;

• van-e legalább egy fizetésimód-párosítás – ha nincs, a Fizetés oldalon marad hibaüzenettel.

Sikeres aktiválás után a vezérlőpulton „Aktív” jelzés látható, és a beérkező rendelésekre elkezdődik a számlázás. A beállítások aktiválás után is bármikor módosíthatók; a változás a következő feldolgozott rendelésnél lép életbe.

3.6 Vezérlőpult

Állapot és beállítási lépések

A cím mellett az integráció állapota látható („Aktív” vagy „Beállítás szükséges”). Amíg a beállítás nem teljes, egy ellenőrzőlista mutatja a lépéseket; a hiányzó lépésekre kattintva a megfelelő oldal nyílik meg:

• Bolt csatlakoztatva

• Webhookok regisztrálva

• Billingo beállítva

• Fizetési módok párosítva

• Integráció aktiválva

Statisztika

Legutóbbi számlák

Táblázat oldalanként 15 tétellel: rendelésszám, számlaszám (kattintásra megnyílik a Billingo nyilvános számlaoldala), összeg és pénznem, státusz (Létrehozva / Folyamatban / Sikertelen), dátum. Sikertelen tételnél a hibaüzenet is megjelenik (a teljes szöveg az egérmutatót fölé víve olvasható).

Webhook URL

A webhookok automatikusan regisztrálódnak. Az oldal alján megjelenő URL csak akkor kell, ha valamiért kézzel kell webhookot felvenni a Shoprenterben.

3.7 Mikor készül számla?

A rendszer minden rendelés-visszaigazoláskor és státuszváltáskor megvizsgálja a rendelést. A döntés a Számla kiállítás státusza beállítástól függ.

a) Konkrét státusz kiválasztva

A számla akkor készül el, amikor a rendelés a kiválasztott rendelésstátuszba kerül (például „Teljesítve” vagy egy egyedi „Kiszállítva GLS” státusz). Ez a legkiszámíthatóbb mód, ezért ezt javasoljuk, ha a bolt egyedi státuszokat használ.

b) Automatikus (fizetési mód alapján)

Figyelem: Az automatikus mód a Shoprenter alapértelmezett státuszaira (1–5) épül. Ha a bolt saját státuszokat használ, válassz konkrét státuszt (a) pont).

Mikor NEM készül számla?

3.8 Mi kerül a számlára?

• Vevő: név, e-mail, számlázási cím, adószám (ha a rendelésben szerepel), cégnév.

• Terméktételek: megnevezés (opcionálisan cikkszámmal), mennyiség, egységár, ÁFA-kulcs (a felülírási szabályok szerint).

• Termékkiegészítők (pl. betétdíj): külön tételként.

• Szállítási költség: külön tételként, a beállított ÁFA-szabállyal.

• Kedvezmény: a kosárkedvezmény és a kuponkedvezmény összege együtt, kedvezménysorként.

• Fizetési mód díja: külön tételként, ha be van kapcsolva.

• Fizetési mód: a párosítás szerinti Billingo fizetési mód.

• Megjegyzés: a megjegyzés-sablon alapján, opcionálisan az ÁFA jogcímmel.

• Pénznem: a rendelés pénzneme (alapértelmezés: HUF); euró esetén az EUR bankszámla.

4. Hibaelhárítás

4.1 Gyakori problémák

4.2 Gyakori hibaüzenetek a vezérlőpulton