Adattörlő kódok automatikus kiosztása

I. Mikor releváns az adattörlő kód számomra?

Abban az esetben, ha a 726/2020. (XII. 31.) Korm. rendelet szerinti tartós adathordozót (pl. laptop, okostelefon, HDD, stb.) értékesítesz, úgy szükséges lehet vevőid számára minden adathordozó mellé adattörlő kódot is biztosítanod.

Az adattörlő kódok vevők részére való biztosítása nem új követelmény, azonban 2024. augusztus 21-től változások lépnek életbe az adattörlő kódok kiosztásában az online számlázók használata során. A legfontosabb, Billingót is érintő újdonságok:

• A Billingo online számlázó alábbiakban felsorolt számlázási folyamatai kapcsán a jövőben nem neked kell az adattörlő kódot a NAV-tól igényelned, ezt a számlázó program fogja automatikusan megtenni helyetted.

• Ha tartós adathordozót számlázol, a kódok kiosztása szintén automatikusan történik majd a számlázó által a lent jelzett esetekben (számlák és előlegszámlák esetén).

• Fontos, hogy a tartós adathordozó termékeidet a számlázó programban neked kell megjelölnöd a lentiekben részletesen bemutatott, általunk kínált lehetőségek egyike szerint ahhoz, hogy a program automatikusan ki tudja osztani a kódokat.

• Az automatikus kód kiosztás minden előfizetési szinten és a lentiekben tételesen bemutatott számlázási folyamatok szerint elérhető a Billingo rendszerében, a számlázás speciális módjai (pl. API és tömeges számlakiállítás, elektronikus számla kiállítása, stb.) ugyanakkor továbbra is előfizetéshez kötődhetnek.

II. Milyen esetekben kerülhetnek adattörlő kódok automatikus kiosztásra?

Ahhoz, hogy a Billingo 2024. augusztus 21-től automatikusan - az adott adathordozók megjelölése esetén - adattörlő kódot osszon ki számláid és előlegszámláid kiállításakor, az Alpértelmezett bizonylatbeállítások között az Adattörlő kód automatikus kiosztása kapcsolónak Engedélyezve állapotban kell lennie. Ennek hiányában a termékszintű adathordozó jelölés ellenére sem fog rendszerünk adattörlő kódot kiosztani a számlakiállításkor.

Amennyiben tartós adathordozóid kapcsán a jogszabályi lehetőség alapján magad osztod ki adattörlő kódjaidat a vevők számára Billingóban kiállított számláid vonatkozásában - akár azért, mert az általunk lentiekben részletesen feltüntetett, különböző adathordozó jelölési opciók egyike sem megfelelő számodra -, úgy itt a Nincs engedélyezve opciót válaszd. Ekkor ne felejts el gondoskodni a kódok kiosztásáról és NAV felé való jelentéséről a Billingóban végzett számlázási folyamatodtól függetlenül.

III. Hogyan sorolhatók be a tartós adathordozók előre, manuális (nem tömeges / API) számlázás esetén?

Abban az esetben, ha számláidat és előlegszámláidat manuálisan, nem tömeges vagy API számlázás segítségével állítod ki, úgy nem csupán a számlázáskor, de akár előre, a Terméklistában is megteheted azok besorolását, ha van köztük tartós adathordozó.

Ha egy terméked tartós adathordozó, akkor a Termék adatlapján (adott Termék létrehozása vagy szerkesztése esetén) az Adattörlő kód köteles? szekcióban lévő - alapállapotban egyik termék esetén sem aktív - kapcsoló segítségével jelölheted azt.

Amennyiben Tömeges szerkesztés/import segítségével jelölnéd termékeid között a tartós adathordozókat, természetesen arra is van lehetőség. Ekkor a letölthető tömeges XLSX fájl Adattörlő kód köteles? oszlopában tudod “1” érték megadásával jelölni, ha az adott tétel tartós adathordozó (“0”, üres vagy ezektől eltérő jelölés esetén rendszerünk automatikusan nem tartós adathordozónak észleli a termékeket).

IV. Adattörlő kód automatikus kiosztása manuális (nem tömeges / API) számlázás esetén

Amennyiben 2024. augusztus 21-től manuálisan (nem tömeges módon vagy API-n keresztül) fogsz számlát vagy előlegszámlát kiállítani a Billingóban már korábban felvitt termékeidről, úgy a fentiek szerinti termékjellemzők között előre megadott adattörlő kód jelölés automatikusan észlelésre kerül a rendszerben. Ekkortól kezdve a jelenleg alkalmazható, felhasználó által tétel szinten megadható saját adattörlő kód feltüntetési lehetőség megszűnik a Billingo rendszerében.

Ekkor új Számla, vagy Előlegszámla kiállításakor (illetve ezekből mentett Piszkozat szerkesztésekor) az egyes termékek sorában látszódni fog egy - a termékadatlapon mutatotthoz hasonló - kapcsoló, amivel szintén a számlázandó termék tartós adathordozó jellege jelölhető majd.

Ez természetesen új (a terméklistában még számlázás előtt nem létező) termékek esetében is megjelenik majd, ekkor is manuálisan ki/be kapcsolható lesz ez a jelölő.

Ha a fenti feltételek mind teljesülnek és van olyan tétel a számlán, amihez adattörlő kód kiosztása jelölt, akkor a Billingo a termékmennyiséggel megegyező darabszámban adattörlő kódot fog kiosztani saját kódkészletéből, ami egyrészt rákerül a végleges számlaképre, illetve a NAV Online Számla adatszolgáltatásban is a törvényi előírásoknak megfelelően szerepeltetésre fog kerülni.

Piszkozat Számla és Piszkozat Előlegszámla esetén a kódok még nem kerülnek feltüntetésre a számlakép előnézetén, mivel azokat egyedileg, a számlázási folyamat véglegesítésekor osztja ki rendszerünk automatikusan.

V. Díjbekérőből létrehozott Számla és Előlegszámla esetén való automatikus kód kiosztás

Díjbekérő létrehozása esetén a bizonylaton szereplő tétel esetén nem jelölhető a tartós adathordozó jellege a Billingo felületén. Ebben az esteben rendszerünk akkor sem oszt ki adattörlő kódot automatikusan, ha a Díjbekérőn szereplő tétel a Termékadatlapja szerint adattörlő kód kiosztásra kötelesnek jelölt.

Fontos ugyanakkor, hogy manuális, nem tömeges számlázással, Díjbekérőből pár kattintással vagy előre megadott feltételek szerint automatikusan (pl. díjbekérő fizetése esetén) létrehozott Számla vagy Előlegszámla esetén a Billingo automatikusan is kioszt adattörlő kódot, amennyiben a Díjbekérőn feltüntetett tétel Termékadatlapján az Adattörlő kód köteles? jelölő be van kapcsolva.

VI. Adattörlő kódok kezelése Módosító és Sztornó számla esetén

Sztornó számla kiállítása esetén, amennyiben az eredeti (érvénytelenített) Számla vagy Előlegszámla tartalmazott bármelyik tétele kapcsán automatikusan kiosztott adattörlő kódot, úgy azok a kódok a Sztornó számla számlaképén és NAV adatszolgáltatásában is szerepeltetésre kerülnek, új kódok kiosztása nélkül.

Módosító számla esetén, negatív irányú tételmódosításkor nem kerül adattörlő kód kiosztásra (erre vonatkozó jelölés ellenére sem). A Módosító számlán szereplő új, adattörlő kód kötelesnek jelölt tétel, vagy az eredeti számlán szereplő, adattörlő kód kötelesnek jelölt tétel pozitív irányú módosítása esetén a rendszer automatikusan oszt ki adattörlő kódot.

VII . Adattörlő kód automatikus kiosztása tömeges számlázás esetén

2024. augusztus 21-től a manuális, egyesével való számlakiállítástól eltérően Tömeges számlázás esetén a tömeges XLSX fájl egyes termékszintű soraiban jelezhető, ha egy tételhez a termékmennyiséggel megegyező darabszámú adattörlő kód kiosztása szükséges a Billingo által számla vagy előlegszámla esetén.

Ez a jelölés a tömeges XLSX fájl Adattörlő kód oszlopában tehető meg “1” érték megadásával, ha az adott tétel tartós adathordozó (“0”, üres vagy ezektől eltérő jelölés esetén rendszerünk automatikusan nem tartós adathordozónak észleli a termékeket).

Az így feltöltött fájlból - a felhasználói jelölés alapján - Számla, Előlegszámla vagy ezekhez tartozó Piszkozat esetében az előző bekezdéshez hasonlóan láthatók a kiosztott adattörlő kódok.

VIII. Adattörlő kód automatikus kiosztása MobilAPP-ban való számlázás esetén

2024. augusztus 21-től a Bilingo MobilAPP-ban szintén lehetőség van adattörlő kód köteles termékek jelölésére.

Az első bekezdésben írt alapértelmezett beállítás kezelésére a Bizonylatbeállítások között a MobilAPP-ban is lehetőség nyílik.

Továbbá, termék szinten is jelölhető a MobilAPP-ban, ha egy tétel tartós adathordozónak minősül-e.

Emellett pedig új kimenő Számla vagy Előlegszámla, illetve ezekhez tartozó Piszkozat kapcsán is számlatétel szinten jelölhető, ha a tételhez adattörlő kód automatikus, tételmennyiséggel megegyező kiosztása szükséges.

A MobilAPP használata kapcsán is csupán a korábbiakban írt feltételek esetén tud rendszerünk automatikusan adattörlő kódot kiosztani számlázás esetén. Fontos továbbá, hogy amennyiben a MobilAPP automatikus frissítése nincs bekapcsolva készülékeden, úgy 2024. augusztus 21-én a legfrissebb verzió letöltése lehet szükséges a fent írt automatikus kód kiosztás érdekében.

IX. Adattörlő kódok automatikus kiosztása API-n keresztül való számlázás esetén

API-n való (nem plug-in alapú) számlázás esetén szintén 2024. augusztus 21-től elérhető éles üzemben a fentiekben írt új, adattörlő kód releváns megoldás.

Az API dokumentációban azonban már tervezet (draft) státuszban elérhető az a verzió, amiben már szerepelnek az automatikus adattörlő kód kiosztáshoz szükséges kiegészítések. A draft verzió szerint már 2024. augusztus 21. előtt is tesztelhető a módosítás, ha teszt (sandbox) profillal dolgoztok. 

Az új funkció része, hogy a számla és előlegszámla generálásakor tételszinten egy igaz/hamis indikátorral jelezhetitek az adattörlő kód relevanciáját. Az indikátor neve "is_generate_erase_code". Részletek itt: https://app.swaggerhub.com/apis/Billingo/Billingo/3.0.15#/Document/CreateDocument  

Ez igaz a módosító számlára is, amihez itt található az API dokumentum releváns része: https://app.swaggerhub.com/apis/Billingo/Billingo/3.0.15#/Document/CreateModificationDocument  

Ugyanez az indikátor a termékek (products) részben is elérhető, ezt itt találjátok: https://app.swaggerhub.com/apis/Billingo/Billingo/3.0.15#/Product/CreateProduct  

Ha az említett termékjellemző kezelése nem releváns, úgy természetesen az eddigi API logika és működés szerint továbbra is változatlanul megvalósítható a számlázási folyamat a Billingo segítségével.

X. Adattörlő kód automatikus kiosztása külső rendszerből (pl. webshop) való számlázás esetén

A Billingo rendszerében a fentiekben felsorolt klasszikus számlázási folyamatok mellett akkor is lehetőséged lehet az automatikus adattörlő kód kiosztásra bizonyos esetekben, ha külső rendszerből számlázol kapcsolódó integráció segítségével.

Az alábbiakban összeszedtünk pár főbb esetet, amikor egyszerűen kezelheted webshopos rendeléseid kapcsán az adattörlő kód automatikus kiosztását a Billingóban.

• Shoprenter: https://support.billingo.hu/content/2485583884

• UNAS: https://support.billingo.hu/content/2485583873

• WooCommerce: https://support.billingo.hu/content/2485583895

• Prestashop: https://support.billingo.hu/content/2485813249

• Opencart: https://support.billingo.hu/content/2485583906

• Magento: https://support.billingo.hu/content/2485223510

• Shopify (Billingo Hivatalos applikáció): https://support.billingo.hu/content/2485223475

XI. Adatexport a kiosztott adattörlő kódokról

A Billingo által automatikusan kiosztott adattörlő kódokról összesítő táblázat tölthető le az Adatexportok menüpontban “Kiosztott adattörlő kódok” export típus néven.

Az adatexport a következő adatokat taralmazza:

1. Egyedi adattörlő kód

2. Kapcsolódó számla sorszáma

3. Számla kiállítás / kód kiosztás dátuma

4. Kódhoz kapcsolódó termék neve

5. Kód címzettje / vevő neve