Számlaismétlődés automatizálása és beállítása

Mi az a számlaismétlődés?

Előfordult már veled, hogy hónapról hónapra ugyanazt a számlát kellett kiállítanod partnerednek? Ez rettentően lassíthatja az adminisztrációs folyamataidat.

A Billingo rendszerében lehetőséget biztosítunk számodra a számla ismétlődések beállítására. Az ismétlődés segítségével egyedi, automatikus számlázási mechanizmusokat állíthatsz be.

Hogyan állítsd be a számlaismétlődést?

A Számlaismétlődést a bizonylatok melletti műveleteket jelző három pontra kattintva állíthatod be az Ismétlődés készítése opciót választva.

Ez az ismétlődés számlánként beállítható, számláink alapértelmezett esetben nem ismétlődőek.

Beállításkor, az ismétlődést jelölő ikonra kattintva adhatjuk meg annak pontos paramétereit.

Az ismétlődések testreszabása egy automatikusan megjelenő, aloldalon végezhető el.

Ismétlődési beállítások

Első generálás dátuma - Ennél a választómezőnél kell megadnod, hogy az első számlát mikor állítsuk ki az ismétlődés segítségével. Az itt megadott dátumnál is el fog készülni egy számla, ez lesz az első számla, amit automatikusan kiállít a rendszer.

Létrehozás minden - Itt pontosan beállíthatod, hogy milyen gyakorisággal szeretnéd, hogy a rendszer kiállítsa a számláid automatikusan.

Megadhatod, hogy az első generálás dátumához képest, minden hónap 15-én vagy akár minden hónap utolsó napján jöjjön létre a számla. Azt is be tudod már állítani, hogy az első generálás dátumától számítottan akár minden héten szerdai napon állítsa ki a rendszer a partnerednek a számlákat.

Generálás időpontja (óra) Ebben a mezőben tudod megadni, hogy az adott napon hány órakor készítse el a számlát a Billingo. Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy a beállított időponthoz képest, maximum 2 órán belül kerül legenerálásra az adott számla.

Utolsó generálás dátuma - Amennyiben szeretnéd, hogy egy bizonyos dátum után, ne generáljunk automatikusan a partnereidnek számlát, úgy a végső határidőt itt tudod beállítani az utolsó számla kiállításához. Abban az esetben ha nem szeretnél végső határidőt megadni, nem kötelező mező kitöltése.

Maximum darabszám - Alatta a maximum darabszám meghatározásával állíthatjuk be, hogy hányszor szeretnénk automatikusan számlázni. Ha „végtelen” időszakra szeretnéd beállítani az ismétlődést, akkor a maximum darabszám mezőt hagyd üresen.

Fizetési határideje - Beállíthatod a fizetési határidő eltolását, vagyis, hogy a számla kiállítási dátumához képest hány nappal legyen eltolva a számla fizetési határideje. Ide negatív számot is írhatsz, ha arra van szükség. Viszont ha azt szeretnéd, hogy a kiállítás napja legyen a fizetési határidő, úgy elegendő, ha 0-ra állítod a mező értékét.

Teljesítési határideje - Meghatározhatod a teljesítési határidőt is a kiállított számláknál. Itt is lehetőség van eltolásra mind pozitív, mind negatív irányba, így a saját igényeidnek megfelelően tudod beállítani az értékeket. Amennyiben a kiállítás napját szeretnéd teljesítési határidőnek, úgy itt is elég ha 0-ra állítod az értéket.

Típusok beállítása

Kiválaszthatod, hogy az automatikusan kiállított tételek milyen állapotban készüljenek el:

• Piszkozat - Ebben az esetben nem számlaként hozzuk létre a tételt, van lehetőséged módosításra és törlésre is.

• Piszkozat és küldése e-mailben

• Díjbekérő - Létrehozzuk a díjbekérőt, de nem küldjük ki partnerednek, azt manuálisan kell megtenned az adatok ellenőrzése után.

• Díjbekérő létrehozás és küldés e-mailben - Ebben az esetben automatikusan elkészül a díjbekérő és a kiállítással együtt ezt azonnal továbbítjuk is a partnernél megadott e-mail címre.

• Számla létrehozás - Ebben az esetben legeneráljuk a számlát, ami már nem módosítható, viszont nem küldjük ki e-mailben. Manuálisan kell indítanod a kiküldést a partnereidnek. Itt még tudod ellenőrizni a számla adatait, viszont a törlés már nem lehetséges, csak stornózni tudod az adott számlát.

• Számla létrehozás és küldés e-mailben - Ebben az esetben automatikusan elkészül a számla és a kiállítással együtt ezt azonnal továbbítjuk is a partnernél megadott e-mail címre. Itt teljes automatizmusról van szó, tehát nem kell kézzel kiküldened

Áfakulcsok jogcímének megadása

2021. január 4-től változtak az online adatszolgáltatás szabályai, így már a belföldi és külföldi magánszemélyeknek és vállalkozásoknak kiállított számlák adatait is jelenteni kell.

Az új szabályok szerint a 0%, AM, MAA, ATHK és K_AFA áfakulcsok alkalmazása esetén meg kell adni azok jogcímét. A jogcím feltüntetése más áfakulcsok használata esetén nem szükséges.

Azon számláid esetében, ahol korábban beállítottad a Számlaismétlődő funkciót, de nem adtál meg jogcímet a 0%, AM, MAA, ATHK és K_AFA áfakulcsokhoz, az alábbi teendőid vannak:

1. töröld a korábbi számlaismétlődést az érintett számláról,

2. állítsd ki újra a számlát a megfelelő beállításokkal és a helyes jogcímmel,

3. állítsd be újra a számlaismétlődésre vonatkozó paramétereket.

Az új számlánál így tudod kiválasztani a jogcímet:

Az alábbi jogcímek közül tudsz választani:

• 0%, AM, MAA esetén:

  • alanyi adómentesség

  • tevékenység közérdekű jellegére vagy egyéb sajátos jellegére tekintettel áfamentes (Áfa tv. 85-87.§)

  • más tagállamba irányuló áfamentes termékértékesítés (Áfa tv. 89. §)

  • áfamentes termékexport, azzal egy tekintet alá eső értékesítések, nemzetközi közlekedéshez kapcsolódó áfamentes ügyletek (Áfa tv. 98-109. §)

  • áfamentes közvetítői tevékenység (Áfa tv. 110. §)

  • termékek nemzetközi forgalmához kapcsolódó áfamentes ügylet (Áfa tv. 111-118. §)                                                        

• ATHK esetén:

  • Áfa tv. 37. § (1) bekezdése alapján a szolgáltatás teljesítése helye az EU más tagállama (áfa fizetésére a vevő köteles)

  • Áfa tv. szerint egyéb rendelkezése szerint a teljesítés helye EU más tagállama (áfa fizetésére a vevő köteles)

  • EU más tagállamában áfaköteles (áfa fizetésére az értékesítő köteles)

  • Áfa tv. szerint EU-n kívül teljesített ügylet

• K_AFA esetén:

  • különbözet szerinti szabályozás - utazási irodák

  • különbözet szerinti szabályozás - használt cikkek

  • különbözet szerinti szabályozás - műalkotások

  • különbözet szerinti szabályozás - gyűjteménydarabok és régiségek 

Számla megjegyzések

Minden számlához beállíthatsz megjegyzésre vonatkozó információkat.
A megjegyzés mezőben feltüntethetsz olyan adatokat is amelyeket alapesetben a számla nem tartalmaz.

Természetesen biztosítunk majd számodra egy előnézeti blokkot, ahol ellenőrizni tudod az általad megadott megjegyzés megjelenésének megfelelőségét.

A megjegyzésnél használhatsz egyedi változókat, amelyek segítségével még profibbá teheted számláid. Segítségként feltüntettük az aloldalon és az alábbiakban is a számla megjegyzésében használható változókat is pontos leírással.

Végül, a mentés gombra kattintva aktiválhatjuk beállításainkat, ezzel el is készült az adott számlához kapcsolódó ismétlődés.

A mentést követően újra a bizonylatlistát látjuk majd, ahol külön jelöljük az ismétlődésnél az aktív beállítást:

Az ismétlődés adatai bármikor megtekinthetők. Abban az esetben ha módosítani szeretnél ezen, első körben törölnöd kell az előző ismétlődést, majd újra be kell állítanod a módosított adatokkal a beállításokat:

A Számlaismétlődést az Ismétlődés törlése gomb megnyomásával törölheted.